Diante de várias dificuldades e problemas de eficiência e da necessidade de modernizar a gestão de serviços de suas propriedades, a USP – Universidade de São Paulo, através da sua Superintendência do Espaço Físico -SEF decidiu avaliar a possibilidade de implantação de Facility Management em toda a universidade.

Visto a envergadura do projeto – a USP possui cerca de 2.000 edificações distribuídas em todo o Estado de S.Paulo – a SEF decidiu iniciar a avaliação por meio de um projeto piloto abrangendo um número restrito de edificações localizadas no campus da Cidade Universitária em São Paulo – Capital. Para tanto foram escolhidos edifícios ícones, representativos da cultura e da modernidade universitária, ou seja:

• Reitoria e Conselho Universitário;
• Complexo Biblioteca Brasiliana e IEB (Instituto de Estudos Brasileiros);
• Centro de Difusão Internacional – CDI;
• Inova USP;
• Auditório Camargo Guarnieri;

De vários andares e tipologias construtivas, essas edificações somam cerca de 81.500 m² de área construída e uma diversidade de usos, tais como, administração universitária, salas de aula, teatros, auditórios, bibliotecas, ambientes de pesquisa laboratorial e acadêmica entre outros. Devido à importância dos serviços universitários, a confiabilidade, integridade, sustentabilidade e qualidade do seu ambiente interno são primordiais para operação adequada das edificações que contam com variada infraestrutura de instalações, desde complexos sistemas de controle de ar condicionado (temperatura e umidade), subestações de energia, sistemas de distribuição de água e de detecção e combate a incêndio.

Para colaborar com esse projeto a Maran Gestão de Ativos & Facility Management (MGAF) foi contratada para realizar os seguintes trabalhos:

• Diagnóstico das áreas de Manutenção, Limpeza e Segurança, com análise e indicação das deficiências encontradas:

Para tanto foram feitas entrevistas com funcionários, superintendentes, diretores, etc, inspeções de campo, análise da documentação dos edifícios, checagem da condição de regularidade das edificações e seus sistemas conforme a legislação vigente, normas e atendimento às boas práticas de gestão, análise dos contratos existentes, documentos e projetos, verificação de dados de ocupação (tipo de uso, público, modus operandi)

• Proposta de Organização:

Com o diagnóstico em mãos e considerando o modus operandi de cada edificação foram realizados:

• Estruturação de organograma para a área de Facility Management, compreendendo Manutenção/Operação, Limpeza, Segurança (Patrimonial e Bombeiros) e Central de Operações, com definição da composição das equipes, especificação de funções e quantidades, descrições de cargos, jornadas de trabalho;
• Definição macro do modus operandi de cada uma das equipes;
• Definição de trabalhos a serem executados para atendimento à Legislação;
• Definição de serviços especializados a serem contratados junto a terceiros;
• Dimensionamento básico de veículos para apoio logístico dos trabalhos.

• Levantamento de Custos:

Com a proposta organizacional efetivada, tratou-se de desenvolver o seu respectivo levantamento de custos mensal e anual para implantação nos 5 edifícios. Dessa forma, foram empreendidas as seguintes atividades:

• Levantamento dos custos com mão de obra (com equipamento completo) para implementação de atividades de Manutenção/Operação, Limpeza, Segurança e Central de Operações;
• Determinação e levantamento de custo de software especialista de gerenciamento CMMS e aplicativos mobile;
• Levantamento dos custos com veículos;

• Relatório Final

Ao término do trabalho da MGAF foi apresentado à USP um relatório consolidado com todas as informações sobre a consultoria realizada com todos os dados coletados e considerados, bem como planilhas resumo do diagnóstico e custos envolvidos separados por especialidade.

Responsáveis perante a USP pela contratação e supervisão dos trabalhos:

• Dr. Francisco

Superintendente da SEF – Superintendência do Espaço Físico

• Dr. Clarice Degani
• Luciane Guariento